La guía está dirigida a los actores de la cadena de café ubicados en Colombia que contribuyen al cumplimiento del EUDR. Si bien el foco está en las empresas comercializadoras de café (exportadores e importadoras con presencia en Colombia) para que generen insumos para la debida diligencia de los operadores en la UE, la guía se refiere a la necesidad de colaboración y a los roles de otros actores de la cadena como intermediarios, cooperativas y caficultores, para así lograr impulsar el cumplimiento del reglamento en el país.

El reglamento de forma general define los elementos requeridos para garantizar el cumplimiento de las condiciones habilitantes para que el café pueda ingresar y ser comercializado en la Unión Europea. Para lograr los 2 objetivos principales de no deforestación y de cumplimiento legal en el país de origen, el reglamento establece que la cadena de valor debe hacer uso de medios o instrumentos como la trazabilidad y la gestión de riesgos, para cuantificar, reportar, monitorear y gestionar las acciones necesarias para garantizar cumplimiento. Por su parte, la debida diligencia hace la función de un proceso integrador desde una visión de “sombrilla” que busca evidenciar que todos los elementos se cumplen y cuenten con el proceso que lo soporte ante las Autoridades competentes, definidas por los estados miembro de la Unión Europea (ver capítulo 3)

La guía propone una metodología basada en un paso preliminar de preparación y cuatro pasos esenciales para desarrollar la debida diligencia exigida por el EUDR. Primero, se evalúa el grado de alistamiento de la organización (Paso 0). Luego, se define su rol en la cadena de valor y responsabilidades (Paso 1), se recopila información clave sobre los productos y su trazabilidad (Paso 2), y se analiza y gestiona el riesgo de incumplimiento (Paso 3). Finalmente, se sistematizan los resultados y se establece un sistema de monitoreo continuo (Paso 4). Esta metodología fue desarrollada a partir de referencias internacionales y un proceso de consulta con expertos y actores clave del sector cafetero colombiano.

Para evaluar su nivel de preparación, la guía sugiere que las organizaciones analicen  tres dimensiones clave: (1) el conocimiento y entendimiento de sus obligaciones en la cadena de suministro, (2) el liderazgo y las políticas adoptadas para cumplir con la normativa, y (3) el grado de implementación de un sistema de debida diligencia. Este análisis puede realizarse a través de la revisión documental de informes y certificaciones, así como mediante entrevistas con actores clave dentro de la organización (ver anexo a).

Las responsabilidades de la organización frente al cumplimiento de EUDR dependen de su posición dentro de la cadena de suministro del café. Si la empresa es exportadora y opera fuera de la Unión Europea, no tiene la obligación directa de reportar a las autoridades europeas, pero debe garantizar que su cadena de suministro cumpla con los requisitos de debida diligencia exigidos por la normativa. En el caso de las cooperativas o intermediarios que adquieren café de los productores y lo venden a exportadores, no están obligadas a cumplir directamente con la normativa, pero desempeñan un papel clave en la recopilación de información sobre trazabilidad y cumplimiento legal. Si la empresa actúa como importadora en la Unión Europea, asume el rol de operador y, por lo tanto, es responsable de presentar un reporte de debida diligencia para demostrar el cumplimiento del EUDR ante las autoridades europeas (ver paso 1).

La reglamentación exige recopilar y conservar información clave sobre los productos durante cinco años, incluyendo su descripción detallada, origen, geolocalización de las áreas de producción, datos de la cadena de valor, información de las empresas de distribución y evidencia de cumplimiento en materia de no deforestación y legalidad. Estos datos permiten garantizar la trazabilidad y transparencia en la cadena de suministro, permitiendo verificar que los productos cumplen con los requisitos establecidos por la normativa de EUDR (ver paso 2).

Este enfoque responde a la necesidad de comprender el riesgo desde distintas perspectivas, facilitando el cumplimiento de los requerimientos regulatorios que suelen tener una visión externa a las operaciones del país. Para ello, se proponen tres dimensiones de evaluación: macro (nacional), meso (sectorial o regional) y micro (organizacional). La guía propone esta metodología como un mecanismo para determinar un nivel de riesgo más preciso y fundamentado, lo que contribuye a una mejor gestión de las vulnerabilidades. La metodología busca habilitar el monitoreo de riesgos que, aunque pueden no existir a nivel micro, sí se materializan en el entorno y pueden llegar a permear los riesgos directos de la cadena de suministro. Esta aproximación además combina la forma en la que los clientes en Europa podrían analizar el riesgo (visión macro) con un tamiz más preciso a nivel nacional, regional o sectorial (visión meso) y con el detalle de la cadena de suministro (visión micro) (ver paso 3)

Siguiendo el modelo multidimensional la guía sugiere medidas de mitigación de riesgos organizadas en tres niveles de acción. A nivel macro, detalla acciones en el ámbito gubernamental y de política pública que afectan el cumplimiento del EUDR. A nivel meso, aborda acciones dirigidas al fortalecimiento de gremios, asociaciones y herramientas de uso colectivo. A nivel micro, presenta acciones que las organizaciones pueden implementar directamente en sus operaciones para mitigar riesgos. Estas medidas buscan fortalecer la capacidad de las empresas para cerrar brechas de cumplimiento y asegurar una operación alineada con los requisitos del reglamento (ver capítulo 6)

Se requiere que el sistema de monitoreo y verificación aborde integralmente tanto los aspectos internos para la recopilación de información de la cadena de valor como los aspectos externos para el reporte hacia los operadores del cumplimiento. Esto incluye recolección de información e identificación de riesgos, monitoreo de los indicadores de riesgo, reporte de hallazgos y verificación continua de la mitigación de riesgos. Algunas funcionalidades clave incluyen elementos de seguridad como el almacenamiento en la nube e integración de herramientas como blockchain, y escalabilidad para manejar el aumento en el volumen de datos o usuarios, entre otras (ver paso 4

El cumplimiento con el EUDR no es estático, la guía recomienda que las organizaciones establezcan un proceso de mejora continua basado en la evaluación periódica de sus prácticas de debida diligencia. Esto incluye la actualización constante de información sobre trazabilidad, la adopción de nuevas tecnologías para la gestión de datos y riesgos, la capacitación continua de los equipos involucrados y la participación en iniciativas sectoriales que fortalezcan la cooperación en la cadena de suministro. Además, se sugiere monitorear los cambios normativos y regulatorios en la UE para ajustar estrategias y asegurar el cumplimiento sostenido del reglamento.